Tietosuojaseloste 21.05.2018

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 30 artiklan mukainen seloste käsittelytoimista

1. Rekisterinpitäjät

VJ-WORKS Oy (konsernin emoyhtiö) Ansatie 4
01740 Vantaa
Y-tunnus 2705583-7

VJ-TERMINALS Oy (tytäryhtiö)
Satamakatu 29
24100 Salo
Y-tunnus 2831470-6

Marecap Trans Oy (tytäryhtiö)
Ansatie 4
01740 Vantaa
Y-tunnus 2768939-7

2. Rekisterinpitäjien yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Alexandra Tschurbanoff
VJ-Works Oy
Ansatie 4
01740 Vantaa
alexandra.tschurbanoff (at)vj-works.fi
alexandra.tschurbanoff(at)marecap.com

3. Rekisterin nimi

Konsernin myynti- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• VJ-WORKS konsernin toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen
• Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen Tietoja käsitellään asiakkaan ja VJ-WORKS konsernin yritysten väliseen asiakassuhteeseen, sivuston käyttöön tai asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen perustuen.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääasiassa rekisterinpitäjän omassa toiminnassa. Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, yrityksen omasta asiakasrekisteristä sekä yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen rekisterinpitäjän ja sen tytäryhtiöiden palveluntuottajille sekä rekisterinpitäjän tytäryhtiöille. Mainituilla henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja muutoin kuin rekisterinpitäjän lukuun.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
VJ-WORKS konserni tytäryhtiöineen ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

• tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai

• sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai

• mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät ja arkistoitavat tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Henkilötiedot säilytetään suojatuissa tiloissa ja manuualisesti käsiteltävät
tiedot tuhotaan joko silppuamalla DIN-66399 turvaluokan P-5 silppurilla. Tai vaihtoehtoisesti käyttämällä lukittua tietoturva-astiaa jonka tyhjennyksestä ja tietojen tuhoamisesta valvotusti hoitaa
sopimuskumppani sertifioidun tuhousprosessin mukaisesti.

Sähköisillä tietojärjestelmillä käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain erikseen nimetyt ja hyväksytyt henkilöt.Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti mahdollisten virhetilanteiden johdosta. Käsittelyjärjestelmiin ja
palvelujen luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys, tietojen saatavuus ja vikasietoisuus varmistetaan erilaisilla järjestelmillä ja menetelmillä kuten tietoturvapäivityksillä. Henkilötietoja käsittelevät vain konsernin erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat VJ-WORKS Oy;n tai sen tytäryhtiöiden palveluksessa, sekä konsernin toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

10. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kunnes rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kyseisen henkilön perustiedot ja suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käyttämistä sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä tai muussa sähköisessä viestissä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai kieltolinkkiä tai ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyviin selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.

VJ-WORKS Oy

Käyntiosoite: Ansatie 4, 01740 Vantaa
Postiosoite: PL 50, 02921 Espoo

info@vj-works.fi
+358 207 411 380